Invoermodule Kerncijfers meetings
Algemeen
De Invoermodule Kerncijfers Meetings wordt gebruikt door deelnemende congres organisatoren, venues en/of hotellocaties waar congressen/meetings worden gehouden om de kerncijfers van meetings & congressen te registreren. Deze invoermodule is beschikbaar nadat de gebruiker ingelogd is, via de menuoptie ‘Invoermodule Kerncijfers Meetings’ aan de linkerzijde van het scherm. Of door direct op de link in de uitnodigingsemail te klikken die de gebruiker heeft ontvangen voor het verzamelen van de congres kerncijfers.
Door middel van deze invoermodule, kan de deelnemende locatie/PCO, voor een bepaald jaar, op maandniveau de congres kerncijfers registreren.
Handmatig invoeren van congres kerncijfers
Indien een gebruiker slechts de gegevens van één of enkele congressen per keer wilt invoeren, dan is het mogelijk om dit handmatig te doen. Hij/zij krijgt per e-mail een uitnodiging met daarin een persoonlijke link die direct naar deze invoermodule verwijst. Hierin moet dan geklikt worden op 'nieuwe registratie'. Er opent zich dan een nieuw scherm, waar alle 17 criteria die per congres worden uitgevraagd, kunnen worden ingevoerd.
Deze criteria zijn:
| Titel congres/meeting | Excl. jaar en editie (vb Annual meeting of the tourism industry) |
| Vorm meeting (selecteer uit lijst) | Vorm waarin de meeting is gehouden (fysiek/hybride/online) |
| Editie/jaargang | 4e editie of 2020 |
| Bedrijfsnaam/associatie | Organisatie dat congres uitschrijft |
| Naam organisatior | Is uitschrijvend bedrijf zelf of PCO (Professional Congress Organiser) |
| Congreswebsite | Website van de meeting/congres |
| Begindatum (dd-mm-jjjj) | Op- en afbouwdagen niet meegerekend. Alleen dagen met inhoudelijk programma |
| Einddatum (dd-mm-jjjj) | Op- en afbouwdagen niet meegerekend. Alleen dagen met inhoudelijk programma |
| Locatie (selecteer uit lijst) | Locatie waar de meeting/congres is gehouden |
| Locatie indien niet in lijst | Indien de locatie niet in de lijst stond, vul deze hier in |
| Aantal deelnemers | Minimaal 10 deelnemers |
| Nationaal/internationaal (selecteer uit lijst) | Nationaal= minder dan 1/3 woonachtig in buitenland, internationaal= meer dan 1/3 woonachtig in buitenland |
| Soort (selecteer uit lijst) | Corporate= zakelijk doel, initiatief vanuit bedrijfsleven; Non-corporate= verenigingen en associaties |
| Vakgebied/onderwerp congres (selecteer uit lijst) | Thema van de meeting congres |
| Stad (2 jaar geleden) | De plaats waar de meeting/congres 2 jaar geleden werd gehouden |
| Stad (vorig jaar) | De plaats waar de meeting/congres vorig jaar geleden werd gehouden |
| Stad (volgend jaar) | De plaats waar de meeting/congres volgend jaar zal worden gehouden |
Na het invullen van alle criteria, kan rechts onderin op de rode knop met 'opslaan' worden geklikt. Het systeem controleert nu of alle verplichte velden zijn ingevuld, alle data correct is ingevuld en of aan alle voorwaarden is voldaan. Tevens wordt gecontroleerd of de meeting/congres niet al in de database staat. Indien aan alle voorwaarden is voldaan, wordt de registratie opgeslagen in het systeem. Indien er een fout wordt geconstateerd, wordt er een waarschuwing getoond en kan de invoerende persoon dit corrigeren.
Na het opslaan, kan de volgende meeting/congres worden ingevoerd.
Meervoudig invoeren van congres kerncijfers via Excel import
Indien een partner meerdere congressen in een maand wil registreren, is het handig om dit via een Excel upload te doen. Indien voor deze optie wordt gekozen dan kan, nadat de gebruiker via de uitnodiging met daarin een persoonlijke link direct in deze invoermodule is gekomen, gekozen worden om op de knop 'download invulformulier' te klikken. Er wordt dan een Excel formulier gedownload, waar de 17 bovenstaande criteria weer kunnen worden ingevuld, maar in dit formulier kan dit voor meerdere meetings/congressen tegelijkertijd worden gedaan. Nadat alles is ingevoerd en het bestand is opgeslagen, kan dit weer in het systeem worden geüpload. Klik hiervoor op 'upload invulformulier' en selecteer het door u opgeslagen bestand.
Het systeem controleert nu of alle verplichte velden zijn ingevuld, alle data correct is ingevuld en of aan alle voorwaarden is voldaan. Tevens wordt gecontroleerd of de meeting/congres niet al in de database staat. Indien aan alle voorwaarden is voldaan, wordt de registratie opgeslagen in het systeem. Indien er een fout wordt geconstateerd, wordt er een waarschuwing getoond in welke rij & kolom in het bestand de fout is opgetreden (en waarom), zodat de gebruiker deze eenvoudig kan herstellen. Het bestand kan daarna nogmaals worden opgeslagen en weer worden geüpload.
Weergeven registraties
In deze invoermodule worden eerder ingevoerde meetings/congressen van de locatie/PCO ook inzichtelijk gemaakt. Via het jaarfilter links bovenin kan een ander jaar worden geselecteerd. Om het aantal congressen per jaar aanzienlijk kan zijn, is er ook een maandfilter aan het overzicht toegevoegd. Bij het openen van de pagina staat het maandfilter standaard op de voorgaande maand t.o.v. de huidige datum. Het filter kan naar elke willekeurige maand in elk willekeurig jaar worden aangepast.
Terug naar Partner/overige leden gedeelte
